Privacyverklaring

Als school hebben wij te maken met veel persoonsgegevens. Aan de bescherming daarvan hechten wij grote waarde. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe wij zorgen voor een goede beveiliging en welke rechten kunnen worden ingeroepen.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken diverse soorten persoonsgegevens van leerlingen, ouders/verzorgers, medewerkers en andere personen. Een deel van die persoonsgegevens ontvangen wij rechtstreeks van deze betrokkenen. Bijvoorbeeld de NAW-gegevens bij de inschrijving van leerlingen en bij de indiensttreding van medewerkers. Er zijn ook persoonsgegevens die wij zelf verzamelen, zoals aanwezigheids- en voortgangsgegevens van leerlingen en gegevens over het functioneren van medewerkers.

Het merendeel van de persoonsgegevens verwerken wij om onze (wettelijke) taken en verplichtingen als onderwijsinstelling na te kunnen komen en om het onderwijs te organiseren. Daarnaast verwerken wij ook persoonsgegevens die niet direct noodzakelijk zijn voor het onderwijs. Denk bijvoorbeeld aan foto’s en video’s van schoolactiviteiten of PR-materiaal voor op de schoolwebsite. Daarvoor vragen wij vooraf toestemming om die te mogen verwerken. Meer hierover hebben wij vastgelegd in het reglement Toestemming gebruik beeldmateriaal.

IRIS connect
Voor professionaliserings- en opleidingsdoeleinden van stagiaires en docenten worden beeld- en/of geluidsopnames gemaakt van praktijksituaties (binnen de school/klas). Deze worden bewaard in de beveiligde digitale leeromgeving ‘IRIS connect’. De beelden en/of geluidsopnames in deze omgeving zijn afgeschermd en alleen benaderbaar voor de stagiair/docent zelf, diens begeleider en de beoordelaar van de Hogeschool. Na de beoordeling van de stagiair/docent worden de beelden en/of geluidsopnames weer verwijderd. Als verwerkingsgrondslag hanteren wij hiervoor het gerechtvaardigd belang.

Cameratoezicht
Verder maken wij met camera’s in en om de school opnamen als preventieve maatregel (op basis van een gerechtvaardigd belang) om de veiligheid te bevorderen en om maatregelen te kunnen nemen na ongewenst gedrag, schade en/of diefstal. Meer hierover hebben wij vastgelegd in het protocol Cameratoezicht Groevenbeek.

Uitgebreidere informatie over hoe wij omgaan met persoonsgegevens en welke persoonsgegevens wij met welk doel verwerken, hebben wij vastgelegd in ons IBP-beleid en in ons register van verwerkingen. Vragen hierover kun je sturen naar [email protected].

Delen van persoonsgegevens met derden

Bij het verwerken van persoonsgegevens zetten wij ook derde partijen in. Denk hierbij aan de leveranciers van een (leerling)administratiesysteem en een lesroosterprogramma. De verwerking van persoonsgegevens in deze systemen gebeurt altijd in opdracht en onder verantwoordelijkheid van Groevenbeek. Met de leveranciers sluiten wij verwerkersovereenkomsten waarin is vastgelegd welke gegevens met welk doel verwerkt worden en hoe deze gegevens beveiligd worden. Wij zullen de gegevens van onze leerlingen nooit delen met derde partijen voor andere doeleinden, tenzij op basis van toestemming van de ouders/verzorgers of op basis van een wettelijke verplichting. 

Een uitzondering is het delen van persoonsgegevens met vervoersmaatschappijen en accommodaties die excursies faciliteren. Met hen worden NAW-gegevens, geboortedatum en type ID-document/ documentnummer gedeeld. Wij baseren dat op de verwerkingsgrondslagen ‘uitvoering geven aan een overeenkomst’ en ‘gerechtvaardigd belang’. De vervoersmaatschappijen en accommodaties worden door ons zorgvuldig geselecteerd. Ouders van leerlingen worden in het jaar waarin de excursies georganiseerd worden nader geïnformeerd.

Onze medewerkers hebben alleen toegang tot persoonsgegevens van leerlingen voor zover dat noodzakelijk is om hun werk te kunnen doen. Daarnaast bewaren wij de gegevens niet langer dan noodzakelijk (met inachtneming van de wettelijke bewaartermijnen).

Rechten met betrekking tot persoonsgegevens

Betrokkenen hebben het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens, om eerder gegeven toestemming in te trekken en het recht om persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. In voorkomende gevallen kan aan Groevenbeek gevraagd worden om de verwerking van persoonsgegevens te beperken, op te vragen en/of aan een derde partij (zoals een andere school) over te dragen.

Voor gebruikmaking van (een van) deze rechten, kun je een mail sturen naar [email protected]. Bij een verzoek toetsen wij aan de wettelijke voorschriften en kijken wij bijvoorbeeld of wij geen wettelijke plicht hebben om de gegevens te bewaren. Ter identificatie kunnen wij eventueel om legitimatie vragen.

Cookies

Groevenbeek gebruikt technische en functionele cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. Groevenbeek gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren.

Contact

Groevenbeek heeft een (interne) privacy officer en een (externe) functionaris gegevensbescherming aangesteld. De functionaris gegevensbescherming (FG) houdt toezicht op de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De privacy officer geeft uitvoering aan het IBP-beleid en geeft vorm aan het voldoen aan het Normenkader IBP.

Met vragen en/of klachten over hoe wij omgaan met persoonsgegevens kun je in eerste instantie terecht bij de privacy officer ([email protected]). Als je iets over de naleving van de AVG aan de orde wilt stellen bij een onafhankelijke functionaris, dan kun je terecht bij de functionaris gegevensbescherming ([email protected]), dhr. F. Schmitz.

Mocht je er samen met ons onverhoopt niet uitkomen, dan kan je contact opnemen met de landelijke toezichthouder (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Aanpassen privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen. Op onze website staat de actuele versie.

De privacyverklaring is bijgewerkt op 10 december 2025.